Stress bij secretaresses: een blinde vlek bij managers

13/04/2010 - 00:00 in Carriere

Stress bij secretaresses: een blinde vlek bij managers

Naar goede gewoonte worden secretaresses of management assistants jaarlijks in de bloemetjes gezet (nvdr. (elke derde donderdag van april). Dit is zeer attent, maar toch onvoldoende, zo blijkt uit een recente studie van OfficeTeam. Heel wat secretaresses voelen zich immers misbegrepen door hun manager wat leidt tot slechte communicatie en vermijdbare stress. De voornaamste reden hiervoor is dat secretaresses en hun managers elkaars tegenpolen zijn. Dit maakt hen enerzijds bijzonder complementair, maar het kan anderzijds wegen op de professionele relatie. Om hier aan te verhelpen komt het onderzoek tot 10 tips voor een effectieve samenwerking tussen managers en hun secretaresses.
 
Managers en hun management assistants blijken zeer verschillende persoonlijkheden te hebben en herkennen hierdoor elkaars stresssignalen te laat of zelfs helemaal niet. Dit blijkt uit een analyse van de persoonlijkheid van management assistants uit België, Nederland, Luxemburg en Groot-Brittannië door OfficeTeam in samenwerking met Insights, een consulting kantoor gespecialiseerd in menselijke effectiviteit. De inzichten en conclusies van de analyse werden bevestigd tijdens een panelgesprek met management assistants.
 
Stress is een belangrijk onderdeel van de dagelijkse realiteit van management assistants op de werkvloer. Zij ondervinden veel stress en kunnen deze goed beheersen. Uit een vroegere studie van OfficeTeam bleek dat volgens 2 op 3 secretaresses een open en transparante communicatie met hun manager het beste wapen is tegen deze stress. Als beide partijen elkaars persoonlijkheid slecht kennen, dan komt dit een vlotte communicatie niet ten goede.

Complementaire persoonlijkheden
Het onderzoek onderscheidt twee toonaangevende persoonlijkheden met elk zeer specifieke karaktertrekken. De meerderheid (52,5%) van de secretaresses heeft een ondersteunende, relationeel ingestelde persoonlijkheid waarvan rust, vertrouwen en diepgang de kern uitmaken. Daartegenover staat het dominante profiel van de managers (48%) dat staat voor leiding en assertieve actie.
 
1 op 2 managers en management assistants hebben dus totaal tegenovergestelde persoonlijkheden. Dit is op zich geen probleem, want juist omdat ze elkaars tegenpool zijn, trekken ze elkaar ook aan. Als de relatie effectief is, dan zijn ze zeer complementair. Indien dit echter niet het geval is, geeft dit aanleiding tot een foute interpretatie van elkaars stresssignalen en staat het een efficiënte communicatie in de weg.
 
Zo is de meerderheid van de managers met dit dominante profiel op een goede dag daadkrachtig, veeleisend, vastberaden, wilskrachtig en doelbewust, en zijn secretaresse zorgzaam, relatiegericht, harmonieus, ontspannen en geduldig. Wanneer deze zelfde manager echter op een minder goede dag stress wil ventileren, kan dit zich uiten in agressief, controlerend, drammerig, dominant en intolerant gedrag. De persoonlijkheid van de management assistants – dat tijdens het onderzoek als maatstaf naar boven kwam – zal dan echter stresssignalen geven die zich verwoorden in gedwee, passief en traag gedrag, afhankelijkheid en koppigheid.
 
“Het spreekt voor zich dat het moeilijk is om elkaars stresssignalen correct te lezen en te interpreteren als je zelf andere stresssymptomen toont. Het herkennen van dit gedrag als ventilatie van stress zorgde tijdens het panelgesprek met de management assistants dan ook voor heel wat aha-ervaringen, verklaart Annick Lambert, Business Development Manager OfficeTeam.
 
Stress herkennen
Managers doen er dus goed aan om met een andere bril naar hun management assistants te kijken en zo tijdig stresssignalen op te vangen en er juist op te reageren. De belangrijkste oorzaken van stress zijn tijdsdruk, voortdurend onderbroken worden in het werk en te weinig respect en waardering krijgen voor het werk. Signalen zoals een stil en teruggetrokken gedrag, overdreven koppig zijn of nodeloos kritiek geven, omschrijven de schaduwzijde van de anders zeer servicegerichte houding van managements assistants. Omdat dit type persoonlijkheid tijdens dergelijke stressmomenten niet gebaat is met een erg taakgerichte of ‘directieve’ aanpak, kunnen managers beter begrip tonen, een goed gesprek voeren en tijd nemen om de rust te herstellen.
 
Een beter begrip van elkaars persoonlijkheid om de samenwerking efficiënter te laten verlopen, werkt in beide richtingen: management assistants kunnen zelf eveneens anticiperen op negatieve stress bij hun manager. Die heeft veelal te maken met het gevoel de controle te verliezen, niet tot een beslissing te komen of door het bos de bomen niet meer te zien. De gestresseerde manager zal hierop reageren door ongeduldig, snel geïrriteerd en nodeloos veeleisend te worden en scherp uit de hoek te komen. De standaardreactie van secretaresses met een ondersteunend persoonlijkheidsprofiel is de manager te vragen hoe hij zich voelt en zich heel persoonlijk opstellen. Dit is nu net wat de manager op dat moment niet nodig heeft. Hij wil in zijn eigen ‘taal’ geholpen worden met feiten en cijfers, duidelijke en concrete acties en een taakgerichte communicatie. Secretaresses reageren dus best door zelf snel een aantal beslissingen te nemen of een time-out te regelen zodat hun manager de touwtjes terug in handen kan nemen.
 
Meer efficiëntie
Aandacht besteden en rekening houden met de persoonlijkheid van de management assistant leidt tot meer efficiëntie en loyaliteit. De professionele relatie wordt immers versterkt, de samenwerking efficiënter en de uiteindelijke resultaten beter.
 
“We wijzen al enkele jaren op het groeiende probleem van stress op de werkvloer bij management assistants. Ons onderzoek toont aan dat dit perfect vermijdbaar is door elkaars ‘taal’ te leren, en zo stress beter te detecteren en daardoor te controleren en niet te versterken. Managers doen vandaag dus beter, naast een bos bloemen voor hun assistants en een nieuwe bril voor zichzelf, een goed gesprek cadeau”, besluit Annick Lambert, Business Development Manager OfficeTeam.
 
10 tips voor een efficiënte relatie met uw secretaresse
Deze tips zijn gebaseerd op de bevindingen van de management assistants. Het valt op dat management assistants duidelijk behoefte hebben aan persoonlijk en menselijk contact wat hen toelaat hun praktische taken optimaal af te handelen. Indien managers 5% van hun tijd investeren in persoonlijk contact met hun assistants dan zullen de overige 95% taakgerichte contacten veel efficiënter en met minder stress afgehandeld worden.

1. Neem af en toe wat gas terug
2. Straal warmte en empathie uit
3. Ondersteun uw secretaresse
4. Blijf ontspannen in de omgang
5. Wees ook diplomatisch
6. Focus minder op snelheid en meer op efficiëntie
7. Kijk verder dan het resultaat op korte termijn
8. Toon niet alleen uw drang om te winnen
9. Versterk de teamgeest
10. Durf informeel zijn

Bron: www.officeteam.be